Unidad 14. ANÁLISIS DE LOS COSTES EN UNA TIENDA
Contenidos
14.1. La Importancia de los Costes
14.2. Costes Variables y Fijos
14.3. Costes Ocultos
14.4. Control de los Costes
14.1. LA IMPORTANCIA DE LOS COSTES
Una de los factores importantes en cualquier comercio es tener una estructura de costes sostenible: es decir, que la relación entre los costes y las ventas te permita obtener rentabilidad en tu negocio. No siempre se trata de reducir costes sino de invertir en aquello que nos sirve para que el negocio funcione correctamente, garantizando en todo momento unos estándares de atención al cliente y de calidad de producto. Además, tener un buen control sobre los costes nos ayuda a plantear una estrategia de precios competitiva y acorde a nuestra propuesta de valor para el cliente.
Conviene revisar la estructura de costes de tu comercio tanto en caso de descenso de las ventas como cuando hay planes de crecimiento o expansión. Siempre se trata de optimizar: una reducción excesiva o un despilfarro del gasto pueden suponer el cierre del negocio.
Los costes más Importantes que tiene una Tienda son:
Las Compras. Suponen el coste de las «mercaderías» o productos que vas a poner a la venta en tu comercio. A la hora de abrir un nuevo punto de venta es una de las partidas que más preocupa, ya que supone una gran inversión «llenar» la tienda. La cantidad y variedad de productos que necesitas dependerá de tu sector, estrategia, tamaño de la tienda y cliente potencial.
Los Suministros y el Aprovisionamiento. Tu comercio físico conlleva una serie de gastos para su correcto funcionamiento: la electricidad, la línea telefónica, la conexión a internet, el mantenimiento de las instalaciones y equipos, material de papelería, packaging… Valora a los proveedores de suministros no solo por el precio, sino también por el servicio que te prestan o su capacidad para resolver incidencias o averías. En cuanto a la electricidad presta atención a la hora de adquirir cámaras frigoríficas o equipos de iluminación o de climatización, valorando la etiqueta de eficiencia energética.
Un error común es pretender reducir costes manteniendo luces apagadas. La iluminación en tu comercio es parte de lo que lo hace atractivo, tanto desde fuera como en el interior. Apagar las luces puede servirte para ahorrar, pero también para perder ventas.
El Alquiler del Local. Elegir un local puede ser un quebradero de cabeza si tienes planes de expansión de tu comercio, si vas a trasladarte o si emprendes en el sector retail. En líneas generales te interesa ubicar tu tienda en un local visible, por el que haya mucho tráfico de personas. Un comercio depende en gran medida del número de personas que te vean y la visibilidad hay que pagarla.
La Logística y el Transporte. Los costes de logística en retail son los relacionados tanto con el almacenaje como con el transporte.
El Marketing y la Publicidad. Los costes de cualquier acción de marketing en tu comercio deben estar justificados por la consecución de un objetivo: dar más visibilidad a la marca, captar contactos o leads, generar confianza, invitar a visitar la tienda, aumentar la fidelidad… Si no conseguimos este objetivo es posible que nos hayamos equivocado en el medio, el mensaje, el diseño o la estrategia.
El Personal. Optimizar el coste de personal en retail tampoco significa reducir al máximo este gasto. Ante todo debes apostar por contratar personas que tengan la actitud/es para un puesto de trabajo relacionado con las ventas.
14.2. COSTES VARIABLES Y FIJOS
Llamamos costes fijos a los gastos que vamos a tener automáticamente por el mero hecho de existir, es decir, los gastos que la empresa debe pagar con independencia de las ventas o ingresos que vaya a tener.
Por lo tanto, los costes fijos, a pesar de su nombre, no tienen por qué ser una cantidad fija, sino que puede depender de otros factores. Los costes fijos más comunes son:
- Alquiler del local
- Suministros
- Gastos de personal
Los costes variables son, por definición, los que dependen directamente de la venta de productos. El coste variable más importante son las mercaderías.
14.3. LOS COSTES OCULTOS
Los costes ocultos son Gastos, son costes no imputables, ni directa ni indirectamente a ningún elemento que genere valor para la organización, se trata de gastos que no son productivos o necesarios para el funcionamiento de la empresa y suelen pasar desapercibidos para los sistemas contables y la cuenta de resultados.
Generalmente, son señal de ineficiencia que acaba provocando un gasto innecesario por dejadez, poca planificación o mal uso de los recursos.
Por ejemplo:
- Energía y consumibles: gasto excesivo de electricidad, agua, combustible, papel, materias primas, etc.
- Obsolescencia: uso de equipos antiguos, propensos a averías y poco funcionales.
- Inventario: no optimizar el stock provoca exceso o defecto de mercancía. En el primer caso, se elevan los gastos de almacenamiento y el riesgo de rotura o deterioro. En el segundo, se puede perder un cliente por no atenderle a tiempo.
- Falta de previsión: lo que no se controla no se puede corregir y cuando falla llegan las prisas. El descontrol en la liquidez es de lo más serio y las urgencias para conseguir efectivo generan decisiones precipitadas y un aumento de la deuda y los costes financieros.
- Perdida o robo de material: Es importante tener asegurado el material o inmobiliario ante situaciones desagradables. Y ser consciente de la importancia de tenerlo localizado en todo momento.
- Rotura: Todo tiende a romperse, más tarde o más temprano, y muchas veces cuando más lo necesitamos. Hay que estar preparado para cubrir el coste de estas situaciones.
14.4. CONTROL DE LOS COSTES
Antes de plantearte un reducción de costes valora muy bien si repercutirá en la calidad de la atención al cliente o del producto o servicio. Es decir ¿merma ese recorte de los costes el estándar de calidad que caracteriza a mi comercio? ¿Puedo poner en riesgo mi propuesta de valor? ¿Pondré mi servicio o producto por debajo de lo que espera mi cliente?
A la hora de controlar los costes en una tienda podemos optar por:
- Controlar las diferencias de inventario, sean por «pérdida desconocida», caducidad, obsolescencia u otros: hurtos, productos que caducan, artículos que se pasan de moda, etc. Puedes usar sistemas para prevenir el hurto, como alarmas o videovigilancia. Si tu tienda es de alimentación presta especial atención a los productos que están próximos a caducar: siempre es mejor un descuento a tiempo que la pérdida total.
- Elegir muy bien a tus proveedores: no solo por el precio que te ofrecen, también por el servicio, las condiciones de pago o la atención postventa.
- Organizar los productos de forma visualmente atractiva, o redimensionar el mobiliario o buscar un local cuyo tamaño se adapte mejor a las necesidades de tu negocio. Una tienda que parece vacía o con muy pocos productos no resulta atractiva para los compradores.
- Algunas tiendas optan por externalizar servicios, contratando empresas o profesionales expertos en el asesoramiento laboral o fiscal, la contabilidad o la limpieza. El outsourcing o externalización es habitual cuando los costes de contratar personal para estas tareas son mayores que encargar a una empresa externa que realice el trabajo.
