Unidad 13. LA GESTIÓN DE COMPRAS. DOCUMENTACIÓN EXIGIBLE
Contenidos
13.1. Documentación del Pedido
13.2. El Albarán
13.3. La Factura
13.4. Libros Registro de Gastos e Ingresos
13.1. DOCUMENTACIÓN DEL PEDIDO
A la hora de realizar un pedido, tenemos dos documentos diferentes:
La nota de pedido, que es un impreso a través del cual se solicita el envío de mercancía a un proveedor. es libre en cuanto a su formato, es decir, cada empresa podrá usar el diseño de la misma que prefiera, pero si es muy importante respetar un contenido mínimo: la identificación del comprador, del vendedor, de la mercancía, fecha y lugar de entrega y firma. En ocasiones en la propia nota de pedido se pueden indicar las condiciones de compraventa acordadas.
La carta de pedido que es una comunicación formal y como tal su confección ha de ser cuidada. Pese a se un medio menos rápido que la nota de pedido, nos ofrece la ventaja de poder concretar de manera más detallada las condiciones de la compra. Los datos que debe contener son, como mínimo, los mismos que la nota de pedido.
Tanto en el caso de la nota de pedido, como en la carta, lo normal es emitir dos copias del documento, una para el comprador y otra para el vendedor.
Lo más importante en este tipo de cartas es planificar anteriormente lo que se va a pedir. Por norma general suelen ser grandes listados de artículos con sus precios y sus unidades, o expresado en cantidades o cajas…etc. Por lo tanto no queremos equivocarnos y requiere que repasemos concienzudamente una y otra vez cada modelo antes de enviarse.
Conviene también indicarle a la casa vendedora a la que enviamos la correspondencia, que nos responda confirmando lo antes posible, indicándonos también si existe algún problema de forma que tengamos un margen de maniobra para rectificar o hacer cambios.
13.2. EL ALBARÁN
El albarán es el documento mercantil que acompaña al género en el momento de su entrega al comprador, y que incluye una relación detallada de los bienes y/o servicios que se entregan. Dicho documento constituye el elemento de prueba esencial a los efectos de acreditar la entrega.
Es muy importante que la persona encargada de recepcionar la mercancía la examine a su llegada y compruebe que se corresponde exactamente con lo que figura en el albarán.
Al igual que ocurre con la nota de pedido, el formato del albarán es libre, pero es muy recomendable que contenga al menos la siguiente información: identificación de las partes, número del documento, fecha y lugar de emisión y de entrega de la mercancía, e identificación detallada de la mercancía.
Podemos distinguir dos tipos de albaranes:
Albarán valorado. Es aquel en el se especifica el precio unitario de las mercancías. En ocasiones, aparecen también reflejados en el mismo los descuentos y gastos adicionales, aunque esto no es muy frecuente.
Albarán no valorado. Es aquel en el que indica únicamente la mercancía objeto de la compraventa, sin entrar en detalles de precio.
Tanto los de un tipo como los del otro son correctos en la práctica habitual. Cada empresa decidirá como desea elaborarlos. Es de suma importancia de que el documento sea firmado por el comprador como declaración de conformidad con la entrega.
13.3. LA FACTURA
La factura es el documento que emite el proveedor al cliente, y donde figuran el detalle y el precio de las mercancías vendidas o los servicios prestados, así como los datos completos de ambas partes, sirviendo de justificante legal de una operación de compraventa. .
Según establece el art. 1 del R.D 1619/2012, la normativa reguladora de la facturación establece que los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos.
Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad.
Asimismo, otras personas y entidades que no tengan la condición de empresarios o profesionales están obligadas a expedir y conservar factura u otros justificantes de las operaciones que realicen en los términos establecidos en este Reglamento.
Con lo que respecta al plazo de la expedición de la factura, se encuentra regulado en el art. 11 del Reglamento de facturación, R.D. 1619/2012, las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación.
No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.
13.4. LIBROS REGISTRO DE INGRESOS Y GASTOS
Los empresarios y profesionales sujetos pasivos del IVA están obligados a llevar los libros de registro de facturas emitidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias.
Los libros de registro deben cumplir unos requisitos formales:
- Deben ser cumplimentados por orden de fechas, con claridad y exactitud.
- No se pueden dejar filas en blanco.
- No se podrán realizar tachaduras ni raspaduras.
- Las páginas deben estar numeradas correlativamente.
- Los errores u omisiones deben salvarse a continuación inmediatamente que se adviertan.
- Las anotaciones deben hacerse expresando los valores en euros.
Libro registro de FACTURAS EXPEDIDAS O DEVENGADAS.
En este libro se registrarán tanto las facturas completas como las simplificadas que la empresa emita, incluso por operaciones exentas y de autoconsumo, indicando los siguientes datos:
1. Serie y número.
2. Fecha de expedición.
3. Fecha de realización de la operación (si es distinta de la fecha de expedición).
4. Apellidos y nombre o razón social del destinatario.
5. NIF del destinatario.
6. Base imponible.
7. Tipo impositivo de IVA.
8. Cuota repercutida.
Las facturas expedidas se anotarán en el libro registro, de forma individual una a una, aunque existe la posibilidad de agrupar varias facturas en un asiento resumen siempre que se cumplan, simultáneamente todos los requisitos siguientes:
- Que las facturas agrupadas estén numeradas correlativamente.
- Que tengan la misma fecha de expedición.
- Que en las facturas agrupadas en el asiento resumen no sea obligatoria la identificación del destinatario (es decir, facturas simplificadas en las que no se haya identificado al comprador).
- Que a todas las facturas agrupadas en el asiento resumen se les aplique el mismo tipo de IVA. En estos asientos resúmenes se hará constar, el número inicial y final de las facturas agrupadas, la fecha de expedición, la base imponible global, el tipo impositivo y la cota repercutida global.
- Por otra parte, una misma factura podrá registrarse en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a tipos de IVA distintos. Se anotarán siempre de forma separada, las facturas rectificativas.
Libro registro de FACTURAS RECIBIDAS O DEDUCIBLES.
En este libro se anotarán las facturas recibidas y documentos de aduanas recibidos correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el desarrollo de la actividad empresarial.
Las facturas y documentos de aduanas recibidos se deberán numerar correlativamente por el receptor en el mismo orden en que los reciba y será este mismo orden el que se anotarán una a una en el libro registro de facturas recibidas, con indicación de los siguientes datos:
1. Número de recepción.
2. Serie y número de la factura (no obligatorio, pero si conveniente).
3. Fecha de expedición.
4. Fecha de realización de la operación (si es distinta de la fecha de expedición).
5. Apellidos y nombre o razón social del expedidor (vendedor).
6. NIF del expedidor (vendedor).
7. Base imponible.
8. Tipo impositivo de IVA.
9. Cuota soportada.
Pueden agruparse en un asiento resumen varias facturas recibidas, siempre que se cumplan simultáneamente todos los requisitos siguientes:
- Las facturas se hayan recibido en la misma fecha.
- Sean del mismo proveedor.
- El importe de cada factura individual no supere los 500 € (IVA no incluido).
- El importe total del conjunto de las facturas agrupadas no supere los 6.000 € (IVA no incluido).
- En estos asientos resúmenes se harán constar los números de recepción inicial y final de las facturas agrupadas, la fecha de recepción, nombre y NIF del expedidor, la base imponible global y la cuota global.
- Por otra parte una misma factura recibida podrá registrarse en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos de IVA.
- Se anotarán siempre de forma separada, las facturas rectificativas.
- Según el art. 49 de LIVA los recibos del Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca, deberán registrase en un libro registro especial que cumpla con los mismos requisitos que el libro registro de facturas recibidas.
