Unidad 12. LA GESTIÓN DE COMPRAS. EL ALMACENAJE DE LAS MERCADERÍAS
Contenidos
12.1. Recepción de las Mercaderías
12.2. El Control de Calidad
12.3. Control e Inventario del Almacén
12.4. Rotura del Stock
12.1. RECEPCIÓN DE LAS MERCADERÍAS
Para llevar a cabo una correcta recepción de todos los productos que comprenden la actividad industrial de la compañía que instala un almacén central es necesario realizar una serie de trabajos previos para determinar las necesidades de los medios mecánicos, humanos e informáticos que se requieren.
El primer paso comienza con el análisis exhaustivo de los productos que se reciben en el centro. Dicho análisis debe tener en cuenta las dimensiones y el peso de las unidades de carga, la consistencia del embalaje o embalajes –si es que se utilizan–, la frecuencia de llegada de cada material y la cantidad de mercancía recibida en cada envío.
12.2. EL CONTROL DE CALIDAD
El control de calidad que se realiza en un almacén central se debe limitar a la comprobación de que el contenido del envase en el que se recibe el producto se corresponde con el continente.
Para facilitar esta operación, las unidades de carga deben ir acompañadas de un albarán en el que se detallan las características del producto que se ha recibido, su nombre comercial si este existiese y la cantidad de unidades contenidas en cada envase o embalaje (por ejemplo, en cada palet, contenedor o caja).
Con este albarán, el personal que reciba la mercancía debe hacer un muestreo selectivo, abriendo algún envase –si es necesario– y comprobando su contenido. Este examen se realiza para certificar tanto la cantidad como la calidad del envío.
Con este albarán, el personal que reciba la mercancía debe hacer un muestreo selectivo, abriendo algún envase –si es necesario– y comprobando su contenido. Este examen se realiza para certificar tanto la cantidad como la calidad del envío.
Con este albarán, el personal que reciba la mercancía debe hacer un muestreo selectivo, abriendo algún envase –si es necesario– y comprobando su contenido. Este examen se realiza para certificar tanto la cantidad como la calidad del envío.
Un segundo aspecto del que debe ocuparse el control de calidad es el de la comprobación de que el envase es lo suficientemente resistente como para soportar el tiempo y las condiciones previstas de almacenamiento. En este punto es cuando se procede, si así se requiere, a la modificación del embalaje para adaptarlo a las características del almacén. Esto se lleva a cabo, sobre todo, cuando se trata de un almacén central que recibe mercancías de diversas procedencias o proveedores.
12.3. CONTROL E INVENTARIO DEL ALMACÉN
Inmediatamente después del control de calidad se procede a un recuento de los productos y una vez efectuado este (nunca antes) se introducen los datos en el ordenador central. El departamento de recepción debe contar con uno o varios terminales, de tal manera que en el caso de que se detecte alguna discrepancia entre la mercancía y el albarán que la acompaña, se proceda a efectuar inmediatamente una reclamación al centro de fabricación o al proveedor correspondiente.
Una vez introducida la entrada de la carga en el ordenador, este debe informar de la ubicación precisa que asigna a cada unidad, conforme a la programación de almacenamiento preestablecida.
Durante el proceso de expedición de las mercancías se debe efectuar la operación inversa, informando al ordenador central de la baja o salida de las unidades correspondientes. Así, el sistema de gestión puede disponer del hueco vacío y asignarle una nueva carga.
Esta salida de mercancía debe realizarse en el momento en el que se lleve a cabo la operación ya que, aunque el ordenador genere un albarán, durante el tiempo que pasa entre la emisión de ese documento y el momento de recoger la carga de su ubicación la posición de esta debe figurar como ocupada.
De otro modo, podría ocurrir que el sistema diese por libre la posición y que se la asignase a una nueva carga. Si aún no se ha recogido la anterior, el operario se podría encontrar con el hueco ocupado, una situación que puede darse si la entrada de mercancías se realiza a un ritmo diferente que el de las salidas. Para evitarlo, el ordenador no da la ubicación por vacía hasta que el operario recoge la unidad y se lo comunica al sistema.
12.4. PREPARACIÓN DE PEDIDOS
Una de las misiones fundamentales de un almacén es la de servir de reserva de los centros regionales o locales (si es un almacén central) o directamente al punto de venta o entrega, por lo que una función primordial que debe cumplir es la de la preparación de los pedidos que éstos le soliciten. Esta operación puede llevarse a cabo diaria, semanal, mensual o bimensualmente (o más diferida, incluso), dependiendo de la periodicidad necesaria, de los productos que se manejen y de su tamaño.
Cabe subrayar en este punto que, para que un almacén pueda realizar una buena preparación de pedidos es imprescindible que se dejen espacios para tal fin en las estanterías o en el suelo y para ello es fundamental que haya un almacenamiento correcto.
Normalmente, la preparación de pedidos en un almacén debe ser efectuada en el suelo o mediante sistemas automáticos o semiautomáticos; al menos, así debería proyectarse. Esto proporciona una mayor capacidad de alojamiento, así como una mejora en la facilidad y rapidez de la operación.
La razón de que se produzcan esas dos ventajas se debe a dos factores principales:
· A la posibilidad de llenar completamente los huecos de las estanterías, lo que evidentemente aumenta la capacidad de almacenamiento en comparación con la preparación en estantería, que hace que el hueco o los huecos destinados a tal efecto estén la mayor parte del tiempo semivacíos.
· En segundo lugar, el suelo es el nivel idóneo para que el personal ejecute estas operaciones, con lo cual su rendimiento se multiplica y ello trae consigo esa facilidad (menor número de errores) y esa rapidez que se han indicado.
Por otra parte, la preparación de pedidos mediante sistemas automáticos o semiautomáticos reduce los tiempos empleados. Ahora bien, para lograr el mayor rendimiento posible es necesario que los pedidos se programen adecuadamente, para lo que es muy importante que se realicen, a ser posible, por unidades de carga completas.
Otro factor que influye en la agilidad y eficiencia es la capacidad del almacén central para conocer permanentemente las necesidades del resto de puntos de la cadena y prevea, con la mayor antelación posible, sus solicitudes.
¿Cómo se puede lograr esa previsión? El único sistema eficaz para lograrlo es la información y cuanto más rápida y precisa sea, mejores serán los resultados.
Por eso, es indispensable establecer una comunicación en tiempo real entre todos los eslabones de la cadena, desde el más remoto punto de consumo final (por ejemplo, el comercio que expende los artículos), hasta el ordenador central del punto de producción o recolección.
