Encargado de Tienda. Unidad 11


Unidad 11. LA GESTIÓN DE COMPRAS. LA GESTIÓN DEL STOCK


Contenidos

11.1. La Gestión de Stocks

11.2. El Stock de Seguridad

11.3. El Punto de Pedido

11.4. Rotura del Stock


11.1. LA GESTIÓN DE STOCKS

Una característica común a todas las mercancías es la necesidad de mantenerlas en continuo movimiento. Es decir, en el proceso productivo, una vez que la materia prima es extraída del medio natural, debe ser transformada e incorporada al proceso de fabricación de un producto final listo para la venta. Si no se cumpliera el requisito del continuo tránsito, la cadena logística perdería su sentido.

La falta de existencias de un producto determinado en una tienda física o virtual, con la pérdida de ventas que ello conlleva, es uno de los fallos más habituales de las empresas y al que, desafortunadamente, los clientes están más acostumbrados. Esto suele deberse a que la empresa realiza una mala gestión de su stock.

Se denomina stock al conjunto de existencias almacenadas en la empresa hasta su uso o venta.

Con independencia del grado de automatización del almacén, las empresas controlan el stock a través de fichas de artículos que se cotejan con los albaranes y en las que se indican los datos del mismo, si es una entrada o una salida, su lugar de ubicación y los movimientos y existencias después de cada registro. A este proceso se le llama inventario permanente.

Para poder realizar el control, primeramente la empresa debe identificar los artículos con el fin de tener cada unidad localizada y valorada en todo momento.
En la actualidad esto es posible gracias a softwares especializados que digitalizan y procesan la información introducida previamente en una base de datos.

Se sigue un proceso previo de codificación estandarizada y, posteriormente, cada empresa codificará su mercancía antes de proceder a su ubicación.
Hoy en día se distinguen principalmente tres sistemas de codificación (la exposición de cada uno de ellos se desarrollará a continuación):

  • El código de barras bidimensional o matriz de puntos.
  • La etiqueta electrónica por radiofrecuencia.
  • El código de barras estándar.

11.2. EL STOCK DE SEGURIDAD

La mercancía que conforma el stock de seguridad será la que permita a la empresa asegurarse las ventas en caso de imprevistos.
Por tanto, la base del cálculo dependerá del plazo de entrega del proveedor y de la demanda media diaria, tal que el stock de seguridad (Ss) es:
Ss = (PME – PE) × Dm
De donde:

  • PME: plazo máximo de entrega suponiendo que hubiera un retraso.
  • PE: plazo de entrega normal.
  • Dm: demanda media diaria en una situación de normalidad.

11.3. EL PUNTO DE PEDIDO

Cuando la demanda es relativamente estable, se puede fijar una cantidad mínima de stock que sirva de referencia para saber cuándo hay que reponer mercancía: el punto de pedido. Para calcularlo habrá que relacionar el plazo de entrega, el stock de seguridad y la demanda media diaria:
Pp = Ss + (PE × Dm)

Pongamos un ejemplo para ilustrarlo. Una empresa tiene una demanda diaria (de lunes a viernes) de 500 unidades y el tiempo de entrega medio del proveedor es de 5 días. El stock de seguridad de esta referencia está establecido en las 100 unidades. El cálculo del punto de pedido sería:

Punto de pedido (PP) = 100 + (500 x 5) = 2.600 unidades

Esto indica que la empresa debe adquirir nuevo stock cuando las existencias en el almacén se reduzcan y se sitúen en 2.600 unidades. De este modo, la demanda estará cubierta durante el tiempo que tarde el proveedor en enviar nueva mercancía.

11.4. ROTURA DEL STOCK

Gestionar el stock de forma eficiente y eficaz es muy importante porque evita no poder atender a la demanda de un artículo por falta de existencias en el almacén, es decir, que se produzca una rotura de stock.

Los costes de la rotura de stocks no son solo cuantificables directamente en función de la pérdida de ventas, sino también de forma indirecta:

  • Incluso en el caso de salvar la venta, la empresa perderá dinero al verse obligada a satisfacer al cliente mediante descuentos sobre pedidos posteriores por servir la mercancía tarde.
  • La empresa sufrirá un daño en su imagen por incumplir las condiciones de venta pactadas.
  • La pérdida de clientes significa, además de una disminución de los ingresos, una merma en la reputación de la empresa, ya que se genera una publicidad negativa que repercute en la confianza del resto de clientes.
    Para anticiparse a este problema, ya que se conocen la demanda y el stock medios, es posible calcular los indicadores clave que eviten la rotura.

El Índice de Cobertura ayuda a calcular el nivel de rotura del stock, ya que indica por cuánto tiempo las existencias con las que cuenta la empresa podrán cubrir la demanda y se calcula a partir del consumo medio o ventas medias.
IC = Stock medio / Ventas medias

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