Unidad 10. LA GESTIÓN DE COMPRAS. SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Contenidos
10.1. Búsqueda y Selección de Proveedores
10.2. Homologación de Proveedores
10.3. Documentación con los Proveedores
10.4. El Contrato de Compraventa
10.1. BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES
La búsqueda y selección de proveedores es un asunto que afecta a todos los autónomos pero que guarda una especial importancia para:
- Aquellos que realicen inversiones considerables al montar su negocio (maquinaria, desarrollos informáticos a medida, etc)
- Los que efectúen importantes volúmenes de compras a sus proveedores, como ocurre en el comercio y en numerosas industrias.
En este segundo caso entra en juego la gestión de compras y stocks, que será una de las claves de éxito del negocio, ya que un importante volumen de compras a proveedores supone una dependencia externa en el desarrollo de la actividad (factor de riesgo), que además tiene un alto impacto en los resultados.
Lo que obliga a plantear el objetivo de comprar con eficacia, consiguiendo un aprovisionamiento óptimo para los costes generados (adquisición y almacenaje). Además este tipo de autónomos debe re-evaluar a sus proveedores con cierta frecuencia.
Para seleccionar a un proveedor te aconsejamos que lo primero, consigas tres presupuestos para poder comparar. Piensa que el contacto y la negociación con los distintos proveedores pueden ser muy valiosos tanto como proceso de aprendizaje sobre el sector y la actividad, como para poner en funcionamiento tus habilidades directivas.
Qué Debemos valorar a la hora de seleccionar a un proveedor:
- Calidad del producto o servicio suministrado y grado de adecuación a nuestras necesidades.
- Capacidad técnica del proveedor y su personal.
- Calidad acreditada (certificados ISO y similares).
- Capacidad de adaptación
- Flexibilidad.
- Plazos de entrega.
- Precios.
- Forma y plazos de pago.
- Servicio postventa.
- Garantías.
- Estabilidad: futura permanencia del proveedor.
- Proximidad: Cercanía física
- Facilidad de entendimiento.
- Importancia como cliente que tenemos para ellos.
- Referencias de terceros.
Analiza bien la página web de tu proveedor, puede contener mucha información de interés, por ejemplo, si no tienes referencias a lo mejor puedes conseguirlas llamando a la relación de clientes que aparezca en la web.
10.2. HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
La idea del proceso de homologación de proveedores no sólo es depurar nuestra lista y dejar sólo aquellos que cumplan con las normas mínimas de seguridad, calidad, compromiso social y responsabilidad medioambiental. A raíz de una evaluación de este tipo también podemos beneficiarnos en otros aspectos como:
- Mejorar la calidad de nuestros productos, pues recuerda que al hablar de los proveedores estamos refiriéndonos a quienes muchas veces constituyen el primer eslabón en la cadena productiva. Mejores materiales, mejores productos.
- Minimizar la posibilidad de riesgos futuros que se deriven de la acción de los proveedores, lo cual supone menos recursos para subsanar dichos fallos.
- Entrar de lleno en la tendencia del cuidado y el respeto de los entornos, es decir, ocupar un lugar en la lista de lo que se conoce como marketing verde. Hoy día, esto supone una ventaja competitiva en todos los aspectos.
La homologación de proveedores propone mirar cada cierto tiempo tu relación con aquellos agentes a los que has encargado la importante labor de dotar a tu negocio de las materias primas o los productos necesarios para tu actividad comercial.
10.3. DOCUMENTACIÓN CON LOS PROVEEDORES
Existen diferentes documentos a la hora de relacionarnos con nuestros proveedores:
La nota de pedido, que es un impreso a través del cual se solicita el envío de mercancía a un proveedor. Es libre en cuanto a su formato, es decir, cada empresa podrá usar el diseño de la misma que prefiera, pero si es muy importante respetar un contenido mínimo: la identificación del comprador, del vendedor, de la mercancía, fecha y lugar de entrega y firma. En ocasiones en la propia nota de pedido se pueden indicar las condiciones de compraventa acordadas.
El albarán es el documento mercantil que acompaña al género en el momento de su entrega al comprador, y que incluye una relación detallada de los bienes y/o servicios que se entregan. Dicho documento constituye el elemento de prueba esencial a los efectos de acreditar la entrega.
Es muy importante que la persona encargada de recepcionar la mercancía la examine a su llegada y compruebe que se corresponde exactamente con lo que figura en el albarán.
La factura es el documento que emite el proveedor al cliente, y donde figuran el detalle y el precio de las mercancías vendidas o los servicios prestados, así como los datos completos de ambas partes, sirviendo de justificante legal de una operación de compraventa.
Según establece el art. 1 del R.D 1619/2012, la normativa reguladora de la facturación establece que los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos.
10.4. EL CONTRATO DE COMPRAVENTA
La compraventa mercantil es la compra para revender, lucrándose en la reventa. La compraventa para uso empresarial se calificará como mercantil, y la compraventa para uso o consumo privado se considerará civil.
Las ventas hechas a un consumidor final no son nunca mercantiles. Tanto si las realiza un fabricante o productor como si son llevadas a cabo por un comerciante intermediario que revende lo que él mismo adquirió.
Son obligaciones del vendedor:
• Conservar y custodiar la cosa vendida en perfecto estado hasta la puesta a disposición del comprador, siendo responsable de la posible pérdida o deterioro que pudiera sufrir antes de la entrega.
• Entregar la cosa vendida en el lugar y fecha convenidos. En el caso de que no se haya pactado ningún lugar, se entenderá que se debe realizar en el domicilio del vendedor. En el caso de que no se haya establecido ningún plazo de entrega, se deberá poner a disposición del comprador en las 24 horas siguientes a la formalización del contrato. Si la puesta a disposición de la cosa objeto del contrato se produjese fuera del plazo pactado,
el comprador podrá optar entre cumplir con el contrato o rescindirlo, teniendo en este último caso, derecho a una indemnización por los perjuicios ocasionados.
• Garantizar al comprador la posesión legal y pacífica de lo vendido. El comprador tiene derecho a recibir el bien en su totalidad, libre de cargas y de derechos a favor de terceros, sin que terceras personas tengan derechos sobre el bien que pudieran impedir el disfrute del mismo libremente.
Son obligaciones del comprador:
• Pagar el precio, en el plazo y lugar pactados. En el caso de que no se hubieran acordado expresamente, el comprador deberá pagar el precio en el domicilio del vendedor en el momento de la entrega de la cosa.
• Pagar intereses de demora sobre el precio, cuando el comprador se demore en el pago. En el caso de que no se haya establecido el tipo de interés se aplicará el tipo legal del dinero.
• Recibir el bien comprado. En el caso de que el comprador rehusara la recepción del bien, o se demorara en su recepción, el vendedor se reserva el derecho a rescindir el contrato, pudiendo reclamar indemnización por el perjuicio causado. El comprador no está obligado a recibir el bien mediante entregas parciales, salvo que se hubiera pactado así.
• Hacerse cargo de todos los gastos posteriores a la entrega del bien, a partir del momento y lugar acordado.